Querer saber como ser mais produtivo(a), como ter uma vida organizada, como conseguir fazer o que precisa ser feito, e terminar o dia com a sensação de dever cumprido, é um desejo comum de muitas pessoas.
A gente cansa daquela sensação de estar sempre correndo contra o tempo, de não conseguir concluir tudo que é necessário, de procrastinar e sempre terminar o dia achando que não fez nada.
Isso já aconteceu contigo? É estressante, né? Diria até desmotivador.
No entanto, nessa busca por produtividade é necessário identificarmos o que é produtividade saudável e produtividade tóxica: aquela cobrança constante por estar fazendo algo, sem descanso.
É comprovado cientificamente que ter uma rotina organizada aumenta sua produtividade. Porém, o excesso de trabalho causa uma sobrecarga de estresse que danifica nossa saúde física e mental.
Tudo nessa vida requer equilíbrio.
Logo, se você é do tipo que está acomodada na própria bagunça, é hora de se organizar. Mas se está no nível de se sentir culpada quando tira um momento para relaxar no seu dia, é sinal que precisa reduzir o estresse.
Vamos colocar ordem nessa casa? Segue as recomendações para saber como ser mais produtivo(a):
Como Ser mais Produtivo(a): A Base da Produtividade
Produtividade significa, basicamente, fazer mais em menos tempo.
Mas esse conceito, por si só, não é eficiente, já que você pode executar diversas tarefas ao longo do dia, mas que, ao final, não estarão te levando a lugar algum.
Portanto, a base para saber como ser mais produtivo(a) envolve ter objetivos claros, ou seja: tudo começa no planejamento.
Questione-se:
- Que objetivo eu tenho em mente? O que pretendo alcançar?
- Quais as atividades que precisam ser feitas para atingir esse objetivo?
- Dessas atividades, quais as mais importantes e as que podem esperar?
- Existe algo que eu posso delegar?
- Qual o meu prazo para atingir esse resultado?
Essas questões norteiam sua mente para o que realmente importa: Alcançar um objetivo. Afinal, bem diz aquela frase: “Se você não sabe para onde está indo, qualquer caminho serve”.
Vamos aprofundar um pouco mais em termos práticos…
1. Planeje suas Atividades Diárias
A maior parte das pessoas que se considera improdutiva, se sente assim justamente por não ter clareza sobre as atividades em que deve colocar sua energia durante o dia.
Elas vão fazendo o que aparece pela frente (ou o que lembram) – e muitas vezes empurram as atividades difíceis ou chatas que, quase sempre, são as que trariam mais resultado.
Logo, seu primeiro passo para saber como ser mais produtivo(a), é ter clareza mental.
Não confie na sua mente para lembrar o que deve ser feito. Anote!
Pode ser na agenda (de papel ou digital), bloco de anotações, post it, ou aplicativos próprios (como notion, evernote, one note, to do list, etc).
Escolha o melhor meio para você, e comece tirando da cabeça todas as atividades que precisam ser feitas, que fazem parte da sua rotina.
Inicialmente apenas escreva, sem ordem, vá listando tudo que lembrar.
Uma vez escritas, você deve classificá-las em categorias, de acordo com o quadrante do tempo:
- Urgente e Importante: Aquilo que precisa ser feito imediatamente.
- Não Urgente e Importante: O que precisa ser feito todos os dias.
- Urgente e não Importante: As tarefas que vão te distrair, mas pode ser feito depois. Exemplo: Ler emails.
- Não Urgente e não Importante: Atividades que roubam seu tempo e não agregam. Exemplo: Redes sociais.
Uma vez que você classificar o grau de relevância de cada atividade, saberá exatamente o que deve receber mais atenção durante o seu dia.
Veja mais detalhes na imagem abaixo:
2. Defina Horários de Trabalho e Descanso
Com as atividades a serem feitas em mãos, agora você deve selecionar os melhores horários para colocar tudo em prática.
E conforme comentamos no início desse artigo, é essencial que seus horários contemplem momentos de descanso. Se a sua rotina semanal é muito intensa, então use os fins de semana para reservar esse momento de relaxamento.
Especialmente se você trabalha home office, é importante ter controle sobre o seu tempo. É muito fácil nos distrairmos com atividades que consomem tempo e não são necessárias.
Uma técnica interessante para te ajudar a manter o foco nas atividades e gerenciar melhor o seu tempo, é chamada de Pomodoro.
Pomodoro foi desenvolvido por Francesco Cirillo, e consiste em utilizar um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos com foco total, intercalados com intervalos rápidos de descanso – por exemplo, 5 minutos.
Considerando um ciclo pomodoro, você teria: 25 min focados na atividade, 5 min de descanso. Mais 25 min de atividade, mais 5 min de descanso… Até completar 1h. Ao final você adiciona mais tempo de descanso (15 a 30 minutos).
Associe o pomodoro com algum aplicativo estilo “to do list”, assim terá maior controle sobre o que é feito – eu gosto de agenda de papel mesmo, porque sinto muito prazer em riscar as atividades já feitas. 😀
Escolha uma tarefa por vez e foque nela até concluí-la.
Não adianta encher a agenda com uma lista de tarefas diárias, se você não consegue dar conta de todas. Terminará o dia se sentindo frustrada.
3. Organize seu Ambiente de Trabalho
Ambiente desorganizado não é produtivo.
Mantenha um espaço limpo, com todos os itens de uso recorrente à vista, facilitando o acesso para que você não perca tempo procurando.
Retire toda e qualquer distração do seu ambiente de trabalho – como, por exemplo, deixar o celular na mesa e ficar conferindo as notificações. Guarde, ou coloque no modo avião.
Se você gosta utiliza senhas ou informações específicas com frequência, deixe-as salvas no navegador (se trabalha de casa e possui um bom antivírus) ou mantenha-as anotadas em uma agenda de fácil acesso.
E se trabalha home office, é essencial ter um cantinho reservado apenas para trabalhar. Não faça isso na cama, ali é seu lugar de repouso.
Seu cérebro precisa saber que há um espaço destinado ao trabalho – isso serve para vestimentas também. Trabalhar de pijama pode ativar o modo preguiça sem que você se dê conta disso.
4. Mantenha o Objetivo final em Mente
Existe algo que nosso cérebro produz chamado Dopamina. Se quer saber como ser mais produtivo(a), precisa conhecer a dopamina.
Dopamina é um neurotransmissor que nos dá motivação para buscar uma recompensa.
Ou seja, antes de fazermos algo, nosso cérebro calcula o quanto aquilo será interessante, bom, legal… Criamos uma expectativa sobre o quão recompensador será.
Sem dopamina não sentimos vontade de fazer o que precisa ser feito.
E uma das formas de se manter motivada, é ter em mente o objetivo final que será alcançado com aquela atividade.
Quando a preguiça e a desmotivação vierem, questione-se: Por que estou fazendo isso? Qual o benefício que terei lá na frente?
Exemplo: Quero ser mais produtiva para estudar e passar em um concurso. Ok. Que benefícios receberei lá na frente? Serei aprovada, conseguirei um emprego estável, terei mais dinheiro na conta, terei mais tranquilidade pela previsibilidade financeira…
Os benefícios precisam estar claros na sua mente, e presentes o tempo todo. Continue reforçando os motivos pelos quais precisa fazer o que faz. Use a dopamina em seu favor.
5. Foque na Rotina
A dopamina vai te ajudar a fazer o que precisa ser feito, mas para isso você precisa ter disciplina.
Não desanime apenas olhando para benefícios que estão distantes demais.
Tenha pequenas metas pelo caminho, e comemore elas.
Rotina é sobre fazer um pouquinho todos os dias, e atingir um grande resultado no final. Sem rotina, sem progresso.
Ter um dia organizado, e repetir isso durante toda a semana, vai te ajudar a regular seu relógio biológico (horários certos para comer, dormir, e acordar, por exemplo, reduzem o cortisol – hormônio do estresse), vai reduzir sua ansiedade, melhorar seu humor, e aumentar sua produtividade.
E diferente do que as pessoas pensam, não espere estar motivada para começar. É o contrário. Comece primeiro, e a motivação virá depois.
Crie suas pequenas metas, e comemore elas, por mais bobo que pareça. Você estará aumentando sua dopamina, se mantendo motivada, e quando perceber já estará com uma rotina sólida e bem estabelecida – que te trará frutos!
Como Ser mais Produtivo(a): Indicação de Livros
Existem diversos livros que ensinam como ser mais produtivo(a), e há muitos métodos com essa finalidade.
Talvez um ou outro se adeque melhor à sua personalidade e modo de ser. Por isso é importante entender os princípios por trás da produtividade, e identificar aquilo que vai funcionar melhor para você. Não há uma regra rígida.
Deixo abaixo algumas recomendações de livros interessantes sobre o tema:
- O Poder do Hábito – Charles Duhigg
- A Arte de Fazer Acontecer – David Allen
- A Mente Organizada – Daniel J. Levitin
- A Tríade do Tempo – Christian Barbosa
- Essencialismo – Greg McKeown
- Sem esforço – Greg McKeown
- O Projeto da Produtividade – Chris Bailey
Agora vai lá colocar em prática e alcançar seus objetivos.
O que você mais quer? O que tem feito para conseguir?
Pense nisso.
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- Autossabotagem na Vida Amorosa: Veja onde você está errando.
- Como ser uma Pessoa Interessante: 6 Passos Práticos
Um beijo, sua linda! :*
